Diseño y administración de flujos de aprobación

Un flujo de revisión te permite que, antes de que una credencial se emita de verdad, pase por una o varias personas que la revisan y/o la aprueban — con la posibilidad de que uno de los aprobadores agregue su firma digital a la constancia. Es útil cuando la emisión requiere control de calidad (revisar datos antes de emitir) o una autorización formal con firma (por ejemplo, un título que debe llevar la firma del rector).

⚠️ Solo aplica a emisión masiva por archivo o por API. Si emites desde Envío individual, no hay flujo de revisión ni firma digital disponibles — esas opciones solo aparecen cuando el lote pasa por un flujo asignado.

Crear un flujo de revisión

1. Ve a Diseño de flujos en el menú principal.
2. Haz clic en Flujos de revisión.
3. Haz clic en Crear nuevo flujo.

4. Dale un nombre al flujo.
5. Agrega uno o más Revisores — personas que validan que los datos de cada credencial estén correctos antes de que el lote pase a aprobación. Puedes agregar más de uno con Agregar revisor +.
6. Agrega uno o más Aprobadores — personas que dan la autorización final y pueden firmar digitalmente la constancia. Puedes agregar más de uno con Agregar aprobador +.
7. Haz clic en Crear nuevo flujo.

🔎 Fíjate en: Revisor y Aprobador son roles distintos. El revisor corrige o valida contenido (nombres, correos, datos del formulario); el aprobador autoriza el lote para que se emita y es quien puede agregar su firma digital. Si asignas más de un aprobador, todos deben aprobar — el lote no queda emitido hasta que el último aprobador confirme.

🔎 Fíjate en: los aprobadores no tienen que pertenecer a tu organización. Puedes agregar a cualquier persona escribiendo solo su correo electrónico, aunque no tenga cuenta en Acreditta ni acceso a tu portal. Esa persona solo podrá ver y aprobar el lote específico que le asignaste — no tiene visibilidad de ninguna otra información de tu cuenta (otras credenciales, otros lotes, configuración, etc.).

Cómo se usa un flujo al emitir

Cuando disparas una emisión masiva (por archivo o por API) usando una plantilla que tiene un flujo de revisión asignado, el lote no se emite de inmediato: queda en un estado intermedio hasta que revisores y aprobadores completen su parte.

Ver los lotes con flujo activo

1. Ve a Diseño de flujos.
2. Haz clic en Mis lotes de credenciales por revisar (los que te corresponden a ti) o en la pestaña Todos los lotes dentro de esa vista para ver el panorama completo de la organización.

La columna Etapa te dice en qué punto va cada lote:

Revisar y corregir datos

En Mis lotes de credenciales por revisar verás los lotes donde tienes un rol activo (revisor o aprobador).

Al entrar a un lote específico, ves el detalle registro por registro con su Estatus:

• Inicial: el registro está listo, sin problemas detectados.
• Error: el dato de esa fila no es válido (por ejemplo, un correo mal formado o una identificación duplicada). Corrígelo con el ícono de lápiz antes de intentar aprobar — un lote con filas en Error no se puede aprobar hasta resolverlas.

⚠️ Importante: corrige cada fila en Error individualmente. El botón Aprobar no se habilita (o el lote queda bloqueado) mientras existan registros sin resolver.

Aprobar y firmar

Si tu rol en el flujo es aprobador, en esta misma pantalla tienes dos acciones:

• Aprobar: confirma tu parte del flujo. Si eres el último aprobador pendiente, el lote pasa a emitirse.
• Agregar mi firma digital: opcional — asocia tu firma a la constancia antes de aprobar.

Al hacer clic en Agregar mi firma digital eliges entre dos métodos:

Grafo (imagen de tu firma):
1. Sube una imagen de tu firma.
2. Escribe tu nombre y cargo.
3. Haz clic en Continuar a firma digital, o en Firmar solo con grafo si no necesitas el certificado digital.

Certificado digital (PKCS#12 / X.509):
1. Carga tu certificado en formato .PFX o .P12.
2. Escribe la contraseña del certificado.
3. Haz clic en Continuar.

🔎 Fíjate en: la plataforma indica explícitamente que el certificado se usa únicamente para esa emisión y se elimina por completo de los servidores después — no queda almacenado.

Por último, eliges dónde se inserta la firma dentro de la constancia (o Ninguno (Firmado invisible) si prefieres que quede firmada criptográficamente sin mostrar un elemento visual):

Referencia rápida del menú

Diseño de flujos en el menú principal tiene tres opciones:

• Crear flujo: define un flujo nuevo (revisores + aprobadores).
• Flujos de revisión: lista de todos los flujos ya creados en tu organización.
• Mis lotes de credenciales por revisar: los lotes donde tú tienes una tarea pendiente (revisar o aprobar).